La procedura "ARCH-Motro" (che va a sostituire il precedente sistema di descrizione della documentazione, denominato "ARCH-Docu"), è stata sviluppata dal Servizio per la Gestione informatica dei Documenti, Flussi documentali e Archivi (SeGID) del CNR per creare un sistema integrato di strumenti di gestione informatica dell'archivio di deposito dell'Ente. Il nuovo software è costruito come applicazione web in linguaggio PHP. Tale prodotto permette una descrizione della documentazione orientata agli standard attualmente in vigore (ISAD e ISAAR), una applicazione più uniforme e duttile delle pratiche di organizzazione e gestione della documentazione, con la finalità di consentire una ordinata sedimentazione delle carte e di prevedere meccanismi che facilitino le pratiche di selezione e scarto, la creazione di un sistema integrato degli strumenti di ricerca, quali elenchi di trasferimento, guida topografica dei depositi, liste delle unità archivistiche o gli inventari sommari dei complessi archivistici conservati. La procedura permette ad ogni dipartimento/struttura dell'Ente di: - Descrivere i documenti destinati all'archiviazione presso l'Archivio di deposito, una volta esaurita la loro fase corrente presso gli uffici che li hanno prodotti. - Archiviare la documentazione inserita in procedura, attraverso richiesta al Servizio Gestione informatica dei Documenti, Flussi documentali e Archivi (SeGID). - Ricercare attraverso vari criteri di ricerca combinata i documenti archiviati. - Richiamare e chiedere in visione i documenti da parte degli utenti. Il sistema permette inoltre di generare la guida topografica dei depositi e gli inventari dei complessi archivistici conservati, di gestire la modulistica riguardante gli elenchi di trasferimento, gli elenchi della documentazione da eliminare, i modelli per la redazione degli atti necessari al perfezionamento della procedura di scarto e le richieste di autorizzazione alla consultazione e di estrazione di copie dei documenti. Prot. AMMCNT n. 94118 d.d. 30/12/2010.
ARCH-Mot.R.O. - Gestione archivio di deposito
Maurizio Gentilini
2010
Abstract
La procedura "ARCH-Motro" (che va a sostituire il precedente sistema di descrizione della documentazione, denominato "ARCH-Docu"), è stata sviluppata dal Servizio per la Gestione informatica dei Documenti, Flussi documentali e Archivi (SeGID) del CNR per creare un sistema integrato di strumenti di gestione informatica dell'archivio di deposito dell'Ente. Il nuovo software è costruito come applicazione web in linguaggio PHP. Tale prodotto permette una descrizione della documentazione orientata agli standard attualmente in vigore (ISAD e ISAAR), una applicazione più uniforme e duttile delle pratiche di organizzazione e gestione della documentazione, con la finalità di consentire una ordinata sedimentazione delle carte e di prevedere meccanismi che facilitino le pratiche di selezione e scarto, la creazione di un sistema integrato degli strumenti di ricerca, quali elenchi di trasferimento, guida topografica dei depositi, liste delle unità archivistiche o gli inventari sommari dei complessi archivistici conservati. La procedura permette ad ogni dipartimento/struttura dell'Ente di: - Descrivere i documenti destinati all'archiviazione presso l'Archivio di deposito, una volta esaurita la loro fase corrente presso gli uffici che li hanno prodotti. - Archiviare la documentazione inserita in procedura, attraverso richiesta al Servizio Gestione informatica dei Documenti, Flussi documentali e Archivi (SeGID). - Ricercare attraverso vari criteri di ricerca combinata i documenti archiviati. - Richiamare e chiedere in visione i documenti da parte degli utenti. Il sistema permette inoltre di generare la guida topografica dei depositi e gli inventari dei complessi archivistici conservati, di gestire la modulistica riguardante gli elenchi di trasferimento, gli elenchi della documentazione da eliminare, i modelli per la redazione degli atti necessari al perfezionamento della procedura di scarto e le richieste di autorizzazione alla consultazione e di estrazione di copie dei documenti. Prot. AMMCNT n. 94118 d.d. 30/12/2010.I documenti in IRIS sono protetti da copyright e tutti i diritti sono riservati, salvo diversa indicazione.
