SiGeO: Sistema Gestione Ordini versione 5.50/2022

L'attività svolta per la gestione delle pratiche amministrative legate agli acquisti di beni e servizi, è sempre stata onerosa e complessa. Per ridurre al minimo eventuali errori trascrizione, per velocizzare il disbrigo delle varie pratiche e di conseguenza migliorare l'efficienza dell'amministrazione dell'Istituto, è stato aggiornato il gestionale web precedentemente realizzato, ampliandone le sue funzionalità tramite l'aggiunta di nuove funzioni. Il sistema da me creato si occupa di raccogliere questi dati, di immagazzinarli in un database MySQL e quindi di gestirli in maniera tale da essere utilizzati per la creazione di tutti quei documenti necessari per l'iter burocratico per una pratica di ordine. Il sistema ha l'obiettivo di rendere tutta questa fase amministrativa il più paperless e digitale possibile, infatti tutti i file generati dal sistema vanno firmati digitalmente e non occorre più stamparli. Inoltre il sistema controlla che alcuni PDF siano firmati digitalmente ed altri PDF che siano stati generati dal sistema stesso, altrimenti non sono accettatti. L'interfaccia è stata scritta utilizzando il linguaggio PHP e HTML per la parte web. Il sistema prevede 9 livelli di autorizzazione crescenti dove l'utente con livello più alto è abilitato ad eseguire le operazioni previste per i livelli inferiori. Per esempio, il livello 1 Responsabile GAE, può anche operare come il livello 0 Punto Istruttore. Il livello 2 Ufficio ordini può operare come il livello 0 Punto istruttore, ma ovviamente non può operare come Responsabile GAE se non per sé stesso. Il sistema è concepito sulla base dell'idea di avviare una procedura di acquisto a partire da una serie di informazioni basilari già in possesso del richiedente e procedere per fasi obbligate con i vari step previsti che sono a carico delle varie figure descritte man mano. Sono state istituite le figure del Punto Istruttore, ovvero colui che avvia la pratica di acquisto. Si tratta di una serie di persone identificate all'interno dei vari gruppi di ricerca al quale stato affidato il compito di occuparsi dei vari ordini per il proprio gruppo di ricerca e/o per altri; infatti, chiunque fa facoltà di aprire una pratica per conto di uno qualunque dei Responsabili GAE.