Logistic Mail - Aumentare il potenziale delle e-mail attraverso una loro archiviazione secondo logiche di processo

Il progetto si pone l'obiettivo di dare alle e-mail una struttura logica tale da poter esprimere al massimo il loro potenziale comunicativo ed informativo. Il contenuto di una e-mail ed il relativo allegato singolarmente forniscono una informazione, ma mettendo insieme più e-mail e relativi allegati, possono essere tracciati e conservati flussi di lavoro, importanti dati di progetti, compiti, ecc. Attualmente, le informazioni contenute in questo importante e diffuso strumento sono disperse e de-strutturate nei vari programmi di posta. Potendo dare a tutte le comunicazioni una struttura logica, si potrebbero effettuare ricerche avanzate ed avere versioni finali di documenti ufficiali. Quando si parla di e-mail naturalmente si intende anche la PEC, che oramai è un fondamentale canale di scambio di documenti.C'è da dire che attualmente la web-application MIA è capace di gestire le comunicazioni relative a progetti di ricerca, flussi di lavoro o compiti. A tali funzionalità, potrebbe essere integrata la possibilità di archiviare e-mail relative a singoli "oggetti" (progetti/flussi/compiti, ecc). Il sistema in automatico potrebbe archiviare e classificare le e-mail e la renderle fruibili a tutti i potatori di interessi, con le abilitazioni necessarie. Si avrà la possibilità di attuare ricerche avanzate per contenuti, allegati, ecc. Si possono creare delle regole di archiviazione in base ai contenuti, al mittente, al ruolo, in modo che la comunicazione vada ad avere una sua struttura logica. Invece di vincolare gli utente all'utilizzo di una applicazione, si può lasciare ad essi la libertà di comunicare con l'e-mail, facendo poi confluirle in una struttura logica precostituita ai fini classificativi, logici, comunicativi, ecc.Altro obiettivo progettuale è la formalizzazione di un flusso di lavoro pilota, per gettare le basi della comunicazione tra uffici attraverso flussi di lavoro standard, tracciabili e classificabili.Esempio: se per una rendicontazione si ha la necessità di acquisire una certificazione da un qualunque ufficio, invece di doversi documentare sulla procedura, sulla modulistica, sull'ufficio di riferimento, ecc., si può attivare un flusso di lavoro all'interno dell'applicativo MIA. Il flusso di lavoro guida nelle informazioni da richiedere e sulle procedure da seguire. Le comunicazioni restano o possono restare a mezzo e-mail o pec, ma con una forte integrazione con la struttura del flusso di lavoro. Il risultato finale è una trasparenza e standardizzazione delle procedure e soprattutto una loro definizione dettagliata. A completamento di tali attività principali, un'attività secondarie del progetto sarà quella di: acquistare dei server, da destinare alla sede centrale del CNR (ufficio Sistemi Informativi), al fine di ospitare la grande mole di informazioni che si prevede verranno archiviate, sia sotto forma di e-mail, sia a seguito dell'utilizzo intensivo dell'applicativo MIA; migliorare l'applicativo MIA nella sua parte relativa ai timesheets, permettendo la gestione dei minuti nei conteggi delle ore lavorate (attualmente sono gestite solo le ore con sistema decimale) e cercando una integrazione con i più diffusi sistemi di presenza per l'importazione delle stesse nei timesheets progettuali.